Atualize seu setor de compras em 10 passos rápidos

O Setor de Compras é uma das peças-chave para uma empresa bem sucedida. Por isso é de extrema importância que o setor esteja sempre atualizado. Siga as 10 dicas que preparamos:

1 – Avaliação de cenário

Junte todos os envolvidos pelas compras da empresa com o objetivo de identificar e avaliar o cenário em que sua empresa se encontra. Para isso, o melhor é fazer uma análise FOFA (Forças, Oportunidades, Fraquezas e Ameaças). Essa análise mostra pontos deficientes que serem melhorados no Setor de Compras. O Sebrae tem um artigo muito interessante sobre a análise FOFA, e você pode conferi-lo no link: http://goo.gl/AHGehU. Mas a melhor opção é contratar uma empresa de consultoria que preste esse tipo de serviço, pois os profissionais serão mais neutros ao ambiente da empresa, o que propicia uma melhor avaliação.

2 – Planejamento de ação

O planejamento do Setor de Compras deve estar alinhado com o planejamento geral da empresa, para que não aconteça desavenças e desencontros. Tal planejamento serve para guiar o setor, de modo que todos os seus profissionais tenham maior segurança para trabalhar, e também para garantir prazos, custos e outros quesitos. Existem modelos de planejamento gratuitos na internet, mas eles devem ser usados apenas como uma base para criar o seu, já que com certeza existirão conceitos diferentes.

3 – Análise comparativa

Essa análise, chamada de benchmark, serve para comparar procedimentos da sua empresa com empresas que são líderes de mercado. Não é para copiar os procedimentos dessas empresas, mas sim para descobrir se a sua está adotando os melhores procedimentos e, em caso negativo, melhora-los. Com isso, sua empresa se torna mais competitiva.

4 – Cadeia de Fornecedores

Os fornecedores são a grande importância para o Setor de Compras, e o bom relacionamento entre ambos garante bons negócios para a empresa. O cuidado a ser tomado é ter vários fornecedores homologados, para que caso um não possa atender suas necessidades, o outro poderá. Também é importante ter tudo bem definido com os fornecedores: qualidade, prazos, preços, formato da parceria, etc.

5 – Alinhamento com as vendas

Durante muito tempo, os setores de compra e venda caminhavam um pouco distantes um do outro, mas a modernidade trouxe uma necessidade estratégica de aproximação entre eles. Hoje, o setor de compras deve ter acesso aos dados de vendas, de modo a garantir que os objetivos da empresa sejam cumpridos.

6 – Procedimentos internos

Um dos clientes do Setor de Compras são os outros setores da própria empresa. E como existe uma aproximação entre os setores, pode acontecer algumas formas de favorecimento e exclusão, o que não é nada saudável para a empresa. O correto é criar procedimentos internos para a solicitação de produtos e serviços para o Setor de Compras, de preferência com um software que automatize as solicitações.

7 –  Controle do estoque

O sistema Just in Time, que diz que tudo deve ser comprado no momento preciso, é o ideal, mas ele pode ser difícil de ser seguido. Porém, se levarmos em conta que o estoque não pode ficar parado, pois isso traz prejuízos financeiros para a empresa, o contrário também se mostra um grave problema, ou seja, se o estoque ficar vazio, o prejuízo vai acontecer de qualquer maneira. O controle eficiente do estoque deve ser feito de modo a equilibra-lo, para que não fique vazio nem parado.

8 –  Pagamento de fornecedores

Um fornecedor deve ser um parceiro da sua empresa, e toda parceria tem que funcionar de modo que os dois lados sejam beneficiados. Ou seja, não adianta cobrar entregas em determinado prazo se o pagamento ficar atrasado. O pagamento em dia serve para fazer o fornecedor se sentir obrigado a entregar no prazo. Assim se forma uma parceria de sucesso.

9 –  Motivação

Trabalhar com compras realmente não é fácil. Os profissionais passam por muitos entraves, como orçamento disponível, entregas, prazos, pagamentos, qualidade de produtos e serviços… O estresse pode aparecer e atrapalhar o bom funcionamento do setor. Por isso é importante motivar os profissionais de compras, com treinamento, soluções de problemas, promoções e outras ações. Dessa forma os profissionais conseguem trabalhar com mais ânimo para atingir os objetivos da empresa.

10 – Reavaliação

Assim como a análise FOFA, é também importante que seja feita uma avaliação periódica dos resultados do Setor de Compras. Ver o que foi feito, o que deu certo e errado e, o mais importante de tudo, os porquês dos erros e acertos. Esse procedimento pode indicar mudanças estratégicas que beneficiam a empresa.